Dalam upaya memperkuat kolaborasi lintas departemen serta memastikan keselarasan dalam pencapaian tujuan perusahaan, PT Industrial Forest Plantation melaksanakan kegiatan Gemba yang melibatkan seluruh departemen, mulai dari operasional lapangan hingga fungsi pendukung. Kegiatan ini menjadi momentum penting untuk memastikan bahwa setiap bagian organisasi memahami proses kerja secara menyeluruh, menyamakan persepsi, serta memperkuat budaya kerja berbasis continuous improvement.
Gemba, yang berasal dari bahasa Jepang dan berarti the real place, adalah prinsip manajemen yang mengharuskan pimpinan maupun staf untuk turun langsung ke lokasi di mana pekerjaan sebenarnya berlangsung. Bagi PT Industrial Forest Plantation, Gemba menjadi sarana efektif untuk: 1) Melihat kondisi nyata di lapangan tanpa filter laporan, 2) Memahami akar masalah (root cause) dari tantangan operasional, 3) Mendengarkan langsung masukan dari pekerja lapangan, yang menjadi kunci utama keberhasilan perusahaan dan 4) Menyatukan pemahaman lintas departemen terhadap proses bisnis dari hulu hingga hilir.
Seluruh departemen turut ambil bagian dalam kegiatan ini, termasuk Silvikultur, Logging, Transportasi, Perencanaan, Sustainability, K3, HRD, hingga Keuangan dan Administrasi. Keikutsertaan mereka mencerminkan komitmen perusahaan dalam membangun budaya kerja yang holistik dan terintegrasi.
Mulai dari persemaian, areal tanam dan pemeliharaan, kegiatan panen di lapangan, pengaturan logistik dan transportasi, proses sortasi hingga pengelolaan lainya. Setiap lokasi memberikan sudut pandang berbeda tentang tantangan dan peluang peningkatan kinerja.
Setelah observasi lapangan, dilakukan diskusi terbuka antar-departemen untuk: 1) Mengidentifikasi waste dan potensi efisiensi, 2) Menyamakan persepsi terkait standar kualitas dan SOP, 3) Menguatkan pemahaman terhadap target Perusahaan, 4) Menyatukan cara berpikir dalam pengambilan keputusan. Kegiatan ini juga memperkuat integrasi antar-departemen yang sebelumnya mungkin masih bekerja dalam silo mentality.
Melalui Gemba, seluruh peserta kembali diarahkan pada tujuan strategis perusahaan, yaitu: Mengelola hutan tanaman industri secara berkelanjutan; Meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional; Membangun budaya keselamatan dan kepatuhan terhadap regulasi; Mewujudkan operasi yang ramah lingkungan dan berorientasi masa depan. Dengan melihat langsung proses kerja di lapangan, visi dan misi tersebut menjadi lebih mudah dipahami dan diinternalisasi oleh semua pihak.
Gemba bukan hanya kegiatan observasi, tetapi juga pondasi untuk tindakan perbaikan. Setiap departemen diwajibkan menyusun: Temuan lapangan; Akar penyebab masalah; Rekomendasi perbaikan; Rencana aksi (action plan) dengan target dan PIC. Hal ini mendorong budaya perbaikan berkelanjutan yang menjadi bagian penting dari transformasi perusahaan.
Beberapa manfaat yang dirasakan setelah pelaksanaan Gemba antara lain:
- Meningkatnya pemahaman lintas fungsi mengenai keseluruhan rantai bisnis kehutanan.
- Komunikasi internal lebih terbuka dan konstruktif.
- Persepsi yang lebih selaras terhadap prioritas perusahaan.
- Kesadaran bersama terhadap pentingnya K3, kualitas, dan produktivitas.
- Munculnya solusi nyata dari tim yang sebelumnya tidak memahami detail operasional lapangan.
Kegiatan ini juga memperkuat rasa kepemilikan (sense of ownership) seluruh karyawan, karena mereka melihat langsung kontribusi setiap proses terhadap keberhasilan perusahaan.Gemba yang dilakukan oleh PT Industrial Forest Plantation menjadi contoh nyata bagaimana perusahaan dapat membangun keselarasan visi, misi, persepsi, dan cara berpikir melalui pendekatan pembelajaran lapangan. Dengan turun langsung ke “tempat terjadinya nilai”, seluruh departemen dapat memahami proses secara menyeluruh, mengidentifikasi perbaikan yang dibutuhkan, dan memperkuat budaya kolaboratif menuju operasi yang lebih efisien dan berkelanjutan.